Koja blokovska roba je potrebna za poslovanje — vodič za izbor obrazaca

Ako u firmi koristite papirnu dokumentaciju za izdavanje robe, blagajničko poslovanje ili magacinsku evidenciju, izbor pravih obrazaca u bloku može značajno ubrzati rad i smanjiti greške. U ovom vodiču objašnjavamo koja blokovska roba je potrebna za različite delatnosti, kako da izaberete između NCR i offset obrazaca i koji format vam odgovara.

Obrasci prema delatnosti – koji vam trebaju?

Potreba za određenim obrascima u bloku zavisi od toga čime se vaša firma bavi. U nastavku je pregled najtraženijih obrazaca po delatnostima.

Trgovina i distribucija

Firme koje se bave prodajom i distribucijom robe najčešće koriste otpremnice za praćenje isporuke robe kupcima i kalkulacije cena za obračun marže i maloprodajne cene. Za usklađivanje cena koriste se popis robe i popis robe sa nivelacijom, a račun otpremnica je praktična kada jedan dokument treba da posluži i kao račun i kao potvrda o isporuci.

Ugostiteljstvo

Ugostiteljski objekti imaju specifične potrebe za evidencijom dnevnog prometa. Za ručno izdavanje računa gostima koristi se paragon blok, a za beleženje porudžbina po stolovima konobarski račun. Knjiga šanka služi za evidenciju prometa na šanku, dok se priznanica dnevnog pazara koristi za zaključivanje dnevnog prometa.

Proizvodnja i zanatstvo

Proizvodne firme i zanatlije koriste radni nalog za praćenje proizvodnih zadataka i trebovanje za izdavanje materijala iz magacina u proizvodnju. Nalog magacinu služi za prijem ili izdavanje robe, a revers za privremeno zaduživanje opreme ili alata.

Uslužne delatnosti i kancelarije

Za firme koje pružaju usluge ili rade kancelarijski, najčešće su potrebni račun i račun bez PDV-a za izdavanje klijentima, kao i priznanica za potvrdu o primljenom novcu. Za evidenciju službenih putovanja koristi se putni nalog, a za korišćenje privatnog vozila u poslovne svrhe postoji poseban obrazac.

Obrasci koji su potrebni većini firmi

Bez obzira na delatnost, većina firmi ima potrebu za dnevnikom blagajne za evidenciju blagajničkog prometa i nalozima za uplatu, isplatu i prenos za platni promet. Izjava o kompenzaciji se koristi za prebijanje međusobnih potraživanja, a izvod otvorenih stavki za usklađivanje salda sa poslovnim partnerima.

NCR ili offset – kako izabrati vrstu papira?

Obrasci u bloku se izrađuju na dve vrste papira, a izbor zavisi od toga da li vam je potrebna kopija dokumenta.

NCR (samokopirajući) papir – prilikom pisanja na prvom listu, zapis se automatski prenosi na listove ispod, bez korišćenja indigo papira. Samokopirajuci obrasci štede vreme, eliminišu potrebu za prepisivanjem i smanjuju mogućnost greške. Koriste se za sve dokumente gde jedna kopija ostaje kod vas, a druga se predaje kupcu ili knjigovodstvu: otpremnice, priznanice, račune i naloge. Kompletnu ponudu NCR blokova pogledajte u podkategoriji NCR blokovska roba.

Offset papir – standardni papir bez kopiranja, po nižoj ceni. Koristi se za interne evidencije, popisne liste i poslovne knjige gde kopija nije potrebna. Offset obrasce pogledajte u podkategoriji Offset blokovska roba.

Kako izabrati format obrasca?

Obrasci u bloku dolaze u četiri standardna formata. Izbor zavisi od količine podataka, broja kolona, potpisnih mesta i toga da li obrazac ide u arhivu.

A4 (210 x 297 mm) – za obrasce sa mnogo kolona i podataka: otpremnice, popisi robe, kalkulacije cena, popisne liste.

A5 (148 x 210 mm) – najkorišćeniji format za svakodnevnu upotrebu: računi, priznanice, trebovanja, radni nalozi.

A6 (105 x 148 mm) – kompaktan format za jednostavnije obrasce: paragon blokovi, priznanice, propusnice.

A7 (74 x 105 mm) – najmanji format za blokove sa minimalnom količinom podataka.

Na šta još obratiti pažnju pri izboru?

Pored vrste papira i formata, obratite pažnju i na sledeće karakteristike. Numeracija stranica je korisna za dokumente gde je važan redosled izdavanja, kao što su računi i otpremnice. Perforacija omogućava lako odvajanje listova iz bloka. Broj listova u bloku je obično 80 ili 100, a kod NCR obrazaca to znači 50 setova po 2 kopije.

Kratki vodič za brz izbor

Pravi obrazac štedi vreme, smanjuje greške i olakšava rad knjigovodstvu. Umesto da kupujete obrasce koje možda nećete koristiti, izaberite one koji odgovaraju vašim stvarnim poslovnim procesima.

Česta pitanja o blokovskoj robi

Šta je blokovska roba?
Blokovska roba je ustaljeni naziv za obrasce i formulare koji su povezani u blok. Koriste se za poslovnu dokumentaciju u firmama, radnjama i ugostiteljskim objektima – od otpremnica i računa do naloga i priznanica.

Koja je razlika između NCR i offset obrazaca?
NCR obrasci imaju samokopirajući papir koji automatski pravi kopiju na listu ispod. Offset obrasci su na običnom papiru bez kopiranja. NCR se koristi kada vam treba kopija dokumenta (otpremnice, računi), a offset za interne evidencije gde kopija nije potrebna.

Koji format obrasca da izaberem?
A4 je za obrasce sa mnogo podataka (otpremnice, popisi robe), A5 je najkorišćeniji za svakodnevnu upotrebu (računi, priznanice), a A6 za jednostavnije obrasce (paragon blokovi, propusnice).

Da li su obrasci usklađeni sa propisima?
Da, svi obrasci u našoj ponudi su proizvođača Optimum i izrađeni su u skladu sa važećim propisima za poslovnu dokumentaciju.